들어가며
IT 회사에서는 대부분 비슷한 협업툴을 사용합니다. 저도 Slack, Notion, Jira 등을 통해 커뮤니케이션하고 있는데요. 이 시리즈에서는 프로덕트 디자이너가 어떤 식으로 이 협업툴을 활용하는지, 도구별로 하나씩 살펴보려고 합니다.
Slack
디자이너라면 “커뮤니케이션이 중요하다”라는 말을 한 번쯤 들어보셨을 겁니다. 사실 디자이너뿐만 아니라, 혼자 일하지 않는 모든 사람은 커뮤니케이션이 중요하죠. 커뮤니케이션은 그 내용 자체도 중요하지만, 도구를 통해 커뮤니케이션하는 빈도가 급증함에 따라 이 도구를 활용하는 방법 또한 중요해졌습니다.
Slack은 아마 IT 회사에서 가장 많이 쓰이고 있을 메신저일 것입니다. 저는 업무뿐만 아니라, 친구들과 일상 대화 목적으로도 Slack을 많이 쓰고 있습니다. 다른 메신저에서 경험하지 못할 여러 편리한 기능 때문인데요. 이런 다양한 기능을 어떻게 활용하고 있을까요?
이모지로 리액션하기
저는 ㅋㅋㅋㅋ 웃는 이모지를 가장 많이 썼네요 
슬랙에서는 메시지마다 리액션을 이모지로 달 수 있는데요. 이 이모지는 기본으로 제공하는 세트 외에 다양한 커스텀 이모지를 추가할 수 있습니다. 커스텀 이모지는 커뮤니케이션을 보다 원활하게 하고, 상대방에게 조금 더 격한 리액션을 해줄 수도 있고, 무엇보다 상대방을 방해하지 않고 내 리액션을 전달할 수 있다는 점에서 유용하게 활용되고 있습니다. 저는 아래와 같은 기준을 충족할 때 커스텀 이모지를 생성하거나 사용합니다.
•
넵, 완료, 확인, 동의 등 간단한 의견 표시가 필요할 때
•
팀원들끼리 즐길 수 있는 밈이 생겼을 때
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반복되고 강조할 단어가 생겼을 때
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특정 인물을 언급하거나 칭찬할 때
특히 디자이너라면 디자인 툴을 다루실 수 있을테니 더 생성하기 쉬우실 것 같습니다. 128*128px 규격으로 라이트/다크 모두 잘 보이는 색상을 선택하셔서 만드시면 좋습니다. (투명 BG에 작업하시는 게 모든 테마에서 아름답게 보입니다.) 디자이너가 아니거나, 더 손쉽게 만들고 싶거나, 이미 만들어진 것을 사용하고 싶다면 아래 두 개 사이트를 이용해보세요.
다양하게 링크 첨부하기
대부분 슬랙을 사용하실 땐 비교적 가벼운 커뮤니케이션용으로 사용하실 것 같습니다. 슬랙에 빼곡한 문서를 직접 치는 경우는 거의 없죠. 슬랙이 아닌 다른 툴로 실제 작업을 하고 슬랙엔 아마 이런 메시지를 남길 것입니다.
내가 이러한 일에 대해 저러한 작업을 했고 대략적인 내용은 요러하다. 더 자세한 내용은 여기서 봐라. www.notion.so/workspacelink/verylongurl.....
가장 흔히 볼 수 있는 링크 첨부 메시지입니다. 하지만 조금 더 나아가, 상황에 따라 여러 형태로 이 메시지를 다듬어볼 수 있습니다. 가령 이런 형태입니다.
세 메시지의 차이점이 느껴지시나요? 1번 메시지는 링크에 대한 설명과 함께 URL이 길게 펼쳐져 있습니다. 빠르게 커뮤니케이션 해야 할 때, 또는 상대방이 이 링크에 대한 이해도가 이미 있는 상태라 단순히 누르기 쉽도록 길게 늘어뜨릴 때 사용하기 적합한 첨부 방식입니다. 대부분 커뮤니케이션에서는 이 1번 메시지 형태만으로도 충분합니다.
2번 메시지를 볼까요? 2개 이상에 대한 맥락이 있고, 그에 따른 링크가 각각 첨부되어 있습니다. 1번 메시지보다는 링크 영역이 줄어들었기 때문에 누르기엔 조금 어려워졌을 겁니다. 하지만 다양한 맥락의 링크가 필요하므로 길게 늘어뜨리는 것보다는 훨씬 정리되어 보입니다. 다만 본문과 차이를 두기 위해 링크 텍스트에 볼드를 적용했습니다.
자, 그럼 조금 더 발전시켜봅시다. 3번 메시지는 2번 메시지와 마찬가지로 2개 이상의 맥락이 존재하고, 각각의 링크를 본문 끝에 위치시켰는데요. 2번 메시지와 조금 다른 게 있다면 링크가 어디로 연결될지를 미리 알려주는 부분입니다. 앞에서 커스텀 이모지를 추가하는 방법을 말씀드렸는데요. 다양한 맥락 속에서 각각 연결되어 있는 링크가 어떤 페이지로 연결되어있는지 이모지를 통해 미리 알려준다면, 메시지를 읽는 상대방에게 좋은 힌트가 될 수 있습니다.
저도 항상 3번처럼 메시지를 공유하진 않습니다. 상황과 맥락에 맞게, 메시지를 읽는 동료도 사용자라고 생각하면서 링크를 첨부해보시길 바랍니다.
No Hello
K-예의지국에서는 인사가 매우 중요합니다. 하지만 커뮤니케이션 도구 안에선 조금 다를 수 있습니다. 효율적인 커뮤니케이션을 위해 인사도 상대방을 고려해서 하는 것이 중요한데요. 관련해서 두 가지 상황을 예로 들어보겠습니다.
주로 DM에서 많이 일어나는 상황입니다. (투명한 커뮤니케이션을 위해 웬만하면 DM을 안 쓰는 게 좋습니다) 로봇이 인사를 하고, 헤이즐의 시간이 괜찮은지 양해를 구하고 있는데요. 언뜻 보기에 예의 있어 보이지만, 상대방은 이 사람이 어떤 용건 때문에 나를 찾는지 알 수 없습니다.
no hello
please don't say just hello in chat Note that Keith could have got his answer minutes sooner, and needn't have kept Tim waiting. In fact, Tim could have started thinking about the question right away! People who do this are generally trying to be polite by not jumping right into the request, like one would in person or on the phone - and that's great!
https://nohello.net/en/
사실 이런 일은 우리나라뿐만 아니라 전 세계적으로도 문제인가 봅니다. No hello라는 사이트가 있을 정도면요.
상대방을 기다리게 하지 마시고 바로 본론을 말합시다. 아래 메시지처럼요.
헤이즐 좋은 아침이에요! 이러저러한 일로 20분 정도 줌 회의 요청하고 싶어요. 캘린더보니까 3시에 시간 괜찮으신 것 같아 초대 드렸어요. 캘린더에 보셔야 할 노션 문서 같이 첨부했으니 미리 보고 와주시면 감사하겠습니다. 시간 조정 필요하시면 말씀 주세요.
어떤가요? 상대방이 왜 필요한지, 얼마나 시간이 걸릴지, 언제 만나는지, 뭘 준비해야 하는지 한 번에 얘기가 되었습니다. (게다가 예의 있게 인사도 했습니다) 상대방은 이 메시지를 확인하고 더 궁금한 점이 있다면 대화를 이어 나가면 되고, 이 정보만으로도 충분하다면 대답만 하면 됩니다.
No hello의 또다른 예시도 있습니다.
이번엔 인사만 달랑 보낸 것도 아닌데 뭐가 문제일까요? 사진 속 두 메시지 중 아래 메시지에 주목해보세요.
최초로 보냈던 메시지의 스레드(타래)에서 대화를 나누다가, 해당 스레드에 참여하지 않은 사람들도 내용을 확인해야 할 때가 있는데요. 이때 Also send to~ 에 체크하면 스레드 밖으로도 메시지가 보내집니다. 슬랙에선 원래 메시지의 첫 문장을 인용해 해당 메시지로 갈 수 있는 링크가 만들어집니다. 따라서 수많은 메시지의 맥락이 더해진다면, 원래 메시지에 첫 문장이 인사로 시작했기 때문에 해당 스레드가 어떤 내용에 관한 스레드인지 짐작하기가 어려워지죠.
이럴 때 인사말 앞에 어떤 일에 관한 내용인지 제목을 붙입니다. 꼭 Also send to~ 기능을 사용하지 않더라도, 메시지가 길어질 때 이런 식으로 제목을 달아준다면 무엇에 관한 내용인지 서두부터 예상할 수 있으므로 뒤 내용에 관한 이해가 훨씬 쉬워집니다.
꼭 필요한 알림만 받기
디자이너는 원활한 커뮤니케이션도 중요하지만, 혼자 조용히 집중하는 시간도 중요한데요. 그러기엔 슬랙은 우리에게 너무 많은 알림을 보내고 있습니다. 나에게 꼭 필요한 알림만 받으려면 어떻게 해야 할까요?
우선 조건에 따라 채널 설정을 아래와 같이 적용합니다.
•
채널 방문 빈도
◦
거의 매일 방문한다 → Starred
◦
가끔 방문한다 → 분류하지 않음
◦
거의 방문하지 않는다 → Mute
•
메세지 확인 필요도
◦
모든 메시지를 확인해야한다 → Get notifications for all messages
◦
일부 메시지를 확인해야한다 → Get notifications for @mension
◦
확인하지 않아도 된다 → Off or Mute
•
채널 정렬 방식
◦
상단에 보였으면 좋겠다 → Starred
◦
상관 없다 → 분류하지 않음
◦
밑으로 내려가도 된다 → Mute
이와 비슷한 조건, 또는 여러분만의 조건으로 채널을 분류하고 설정을 달리하면, 불필요한 알림을 받을 가능성이 작아집니다. 저도 100여 개에 가까운 채널에 조인되어 있지만 꼭 필요한 알림에만 반응할 수 있게 되었습니다.
필요 없는 알림은 끄고, 내가 필요한 스레드는 찾아갑니다
사진과 같은 설정도 활용하면 좋습니다. 출퇴근 스레드와 같이 단순히 내용만 입력하고 후에 달리는 내용들을 볼 필요가 없을 땐, Turn off notifications for replies를 적용해둡니다. 반대로 댓글을 달지 않고 해당 스레드에 대한 알림을 받아야 할 때는 Get notified about new replies를 적용하면 됩니다.
또 저를 멘션 하지 않아도 알아야 하는 부분을 놓치지 않기 위해 제 이름(Hazel)을 키워드로 등록해두었습니다. 동시에 제 개인 노션이나 개인 피그마의 파일명에도 같은 이름을 적어두면, URL을 공유할 때 키워드가 포함되기 때문에 슬랙에서 언급했을 때 알림을 받을 수 있습니다.
자주 가는 링크 북마크하기
최근엔 북마크 기능이 생겨 채널 상단에 관련된 링크를 걸어놓을 수 있게 되었는데요. 이 채널에서 파생된 다른 슬랙 채널 바로가기, 해당 팀의 목표를 알 수 있는 OKR, 그 외에도 지라, 대시보드, 피그마 등 자주 봐야 하고 해당 팀을 설명할 수 있는 링크를 걸어놓으면 좋습니다. 링크가 많아질 때 폴더링도 가능하니 분류하기도 쉽습니다.
글을 마치며
사실 슬랙을 활용하는 방법은 훨씬 다양하지만, 위에 언급된 기본적인 스킬만으로도 훌륭한 커뮤니케이션을 할 수 있습니다. 슬랙을 쓰는 데 익숙해지셨다면 reminder, apps 등 다양한 기능을 활용해보세요. 더욱 풍성한 커뮤니케이션이 될 것입니다.
